• الأحد ٢١ / أكتوبر / ٢٠١٨ -

    • 0500661422
    • EN

    سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

    سياسة جمعية البر الخيرية في محافظة رجال ألمع في الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

    ثالثا: الإحتفاظ بالوثائق.

    تحفظ الوثائق في مقر الجمعية في مكان آمن

    رابعا: محضر الإتلاف .

    محضر إتلاف وثائق رسمية لجمعية البر الخيرية في محافظة رجال ألمع
    موعد الإتلاف في يوم …………….التاريخ :    /    /     14هـ الموافق :   /   /     20م

    الموقع : ……………………………………………………………………

    م البيان العدد تصنيف  السجل ملاحظات
    1
    2
    3
    4
    5

    وقد تم اتلاف الوثائق والسجلات بالاطريقة التالية :

    ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

    توقيع اللجنة :

    م الإسم التوقيع
    1    
    2    
    3    
    4    

    الـحـمـد لله وحـــده والــصــــلاة والـســـلام عــــلــى مـــن لا نـبــي بـــعــــده …. وبـــــعــــد :

    فــقـد أقــرّ مـجـلـس إدارة جـمـعـيـة الـبـر الـخـيـريـة فـي رجـال ألـمـع في جلسته رقم 8/11 وتاريخ 10/11/1438هـ الموافق 2/8/2017م  سـيـاسـة الإحـتـفـاظ بالـوثـائـق واتـلافـها  كــمـا يـــلـي :

     

     أولاً : السجلات ومدة الحفظ .

    مدة حفظ السجلات في جمعية البر الخيرية في محافظة رجال ألمع
    م اسم السجل مدة الحفظ ملاحظات
    1 اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى دائم
    2 سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية 10 سنوات
    3 سجل اجتماعات الجمعية العمومية 10 سنوات
    4 سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة 10 سنوات
    5 السجلات المالية والبنكية والعُهد 10 سنوات
    6 سجل الممتلكات والأصول دائم
    7 سجل المكاتبات والرسائل 4 سنوات
    8 سجل الزيارات دائم
    9 سجل التبرعات 4 سنوات
    10 ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات 4 سنوات باستثناء الفواتير المرفقة مع ضمانات

    يُحتفظ بها حتى انتهاء الضمان

    • تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تُصدرها وزارة العمل والتنمية الإجتماعية .

    ثانياً : اللجنة المسؤولة عن الإتلاف للوثائق .

    وتكون مكونة من :

    • رئيس الجمعية .
    • أمين الصندوق.
    • مديرالجمعية.
    • السكرتير.

    تحميل