• الإثنين ١٠ / ديسمبر / ٢٠١٨ -

    • 0500661422
    • EN

    سياسة الابلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

    سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات لجمعية البر الخيرية في محافظة رجال ألمع

    المحتويات

     

    1. مقدمة
    2. النطاق
    3. المخالفات
    4. الضمانات
    5. إجراءات الإبلاغ عن مخالفة
    6. معالجة البلاغ
    7. ملحق: نموذج إبلاغ عن مخالفة

     

     

    الـحـمـد لله وحـــده والــصــــلاة والـســـلام عــــلــى مـــن لا نـبــي بـــعــــده …. وبـــــعــــد :

    فــقـد أقــرّ مـجـلـس إدارة جـمـعـيـة الـبـر الـخـيـريـة فـي رجـال ألـمـع في جلسته رقم 8/11 وتاريخ 10/11/1438هـ الموافق 2/8/2017م  سـيـاسـة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات  كــمـا يـــلـي :

    1. مقدمة

    توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات (ويشارإليها فيما بعد، “السياسة“) لجمعية ………….. (ويشار إليها فيما بعد، “الجمعية“) على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكرعن أي مخالفة أو خطر جدي أوسوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها. تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطرأومخالفات وطمأنتهم الى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.

     

    1. النطاق

    تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية،وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.

     

    1. المخالفات

    تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أومتطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة.

     

    وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها،على سبيل المثال لا الحصر،ما يلي:

    • السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة أو الفساد)أو سوء التصرف.
    • سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة).
    • عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية).
    • إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة،إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية).
    • الجرائم الجنائية المرتكبة،أو التي يتم ارتكابها،أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها.
    • عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.
    • الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة  خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غيرمبررة.
    • الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.
    • التلاعب بالبيانات المحاسبية.
    • تهديد صحة الموظفين وسلامتهم.
    • انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.
    • سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية.
    • مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه.
    1. الضمانات

    تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك.وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة.شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة،و لا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ.

     

    من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ،فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك،ما لم ينص القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة.ولكن في حالات معينة، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة. كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر. ويتوجب عليه أيضا عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ.كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.

     

    1. إجراءات الإبلاغ عن مخالفة

     

    • يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه.
    • على الرغم من أنه لايطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ،إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية.
    • يتم تقديم البلاغ خطيا (وفق النموذج المرفق) عن طريق
      • العنوان البريدي: ص . ب :  129     الرمز البريدي   61956
      • أو البريد الإلكتروني:  albear222@hotmail.com

     

    1. معالجة البلاغ

     

    يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي. ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ:

    • يقوم (السكرتير) عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي للجمعية (إذا لم يكن البلاغ موجها ضد الأخير (على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ.
    • يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق.
    • يتم تزويد مقدم البلاغ خلال10 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقم هاتف للتواصل.
    • إذا تبين أن البلاغ غير مبرر،فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي. ويكون هذا القرار نهائيا وغيرقابل لإعادة النظر مالم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ.
    • إذا تبين أن البلاغ يستند إلى معطيات معقولة ومبررة، يتم إحالة البلاغ إلى مجلس الإدارة للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة.
    • يجب على مجلس الإدارة الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ.
    • ترفع التوصيات توصياتها الى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.
    • يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة الجمعية وقانون العمل الساري المفعول.
    • متى كان ذلك ممكنا،تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه. ومع ذلك،لايجوزإعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أوغيرها مما قد يترتب عليه إخلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.
    • تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة،ولكنها لاتضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ.
    • نموذج إبلاغ عن مخالفة في جمعية البر الخيرية في رجال ألمع
      معلومات مقدم البلاغ (يمكن عدم تعبئة هذا الجزء إذا لم يرغب مقدم البلاغ بكشف هويته)
      الاسم
      الدور الوظيفي
      الإدارة
      رقم الهاتف
      البريد الإلكتروني
      معلومات صندوق البريد
      معلومات مرتكب المخالفة
      الاسم
      الدور الوظيفي
      الإدارة
      رقم الهاتف
      البريد الإلكتروني
      معلومات الشهود (إن وجدوا. وبالإمكان إرفاق ورقة إضافية في حالة وجود أكثر من شاهد)
      الاسم
      الدور الوظيفي
      الإدارة
      رقم الهاتف
      البريد الإلكتروني
      التفاصيل
      طبيعة ونوع المخالفة
      تاريخ ارتكاب المخالفة وتاريخ العلم بها
      مكان حدوث المخالفة
      بيانات أو مستندات تثبت ارتكاب المخالفة
      أسماء أشخاص آخرين اشتركوا في ارتكاب المخالفة
      أية معلومات أو تفاصيل أخرى
      تاريخ تقديم البلاغ: التوقيع:

       

    تحميل